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北海会议服务,会议策划,会议考察、会议包车,会议旅游
来源: 浏览:195 次 时间:2022-06-10 10:50:57

北海市青年国际旅行社·会议服务中心,专业从事会议策划、组织、接待、会后考察及会议配套服务。

会议流程

1、沟通

我们与委托方进行初步沟通,并就委托方提出的问题提出预案供选择,推荐合适的会议型酒店、餐饮场所、会议交通、接待安排等。

2、选址

凭借多年的会议服务积累,多家签约会议酒店、度假村,为您提供丰富的选择空间,同时依据缜密的会址选择程序为您作出最优的抉择。选择合适类型的场所(商务型酒店、度假型酒店、市中心酒店、特色会场、海边酒店……

3、策划

根据你的想法和要求,为你提供可行性方案,并对方案做进一步沟通,力求以达到会议主办方的预期效果。

4、考察

根据需要安排客户进行实地考察,对我们推荐的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备等细节进行评估,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行探讨,大致明确双方的责任与义务。

5、确定

对预案及服务流程进行进一步推敲,把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

6、执行

协议一旦签署必须严格执行,以保证各项工作的顺利进行;若在此期间,会议方需要提供原来协议之外的服务视为协议的延伸,需要签订临时协议,临时协议允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

7、结算

双方财务人员认真核对各类单据明细,严格按照协议执行核算。

会场布置

1、横幅:一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方,以作欢迎和明示主题之用,会场布置中最常用的装饰物料; 

2.指示牌:指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要,往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到,指示牌也要注意统一整个会议的VI标识; 

3.胸牌:设备统一VI的胸牌,可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份,更加容易识别和协调人员; 

4.签到处:供来宾签到或咨询以及办理手续的地方; 

5.签到处背景板:在签到处的后方设置签到处背景板,更能体现会议的专业性; 

6.会场主背景板/背景墙:会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景,上有会议主题及主办机构信息; 

7.舞台:主席台区域通常搭建舞台,具体尺寸及高度视会场情况而定; 

8.主席台/演讲台:置于主持人或发言人的前方,上置鲜花,前方置主办人LOGO; 

9.花摆装饰:VIP室、签到桌、餐桌及讲台等位置一般会放置鲜花,以营造优美的环境氛围;开业典礼及其它庆典往往还需要花篮花门等妆典。 

10.其它装饰:比较复杂的会场往往还需要其它很多装饰及布景(例如气球、布艺、展示制作等),这就需要根据不同的场地情况和不同的主题要求进行配置,这样可以体现大型会议的专业性,使服务更加周到和人性化。 

会议服务中心对于所有项目的制作实施均具备完善的周密的流程体系及质量控制体系,对不同的制作项目使用不同的材质选择也具备很多的经验,我们熟悉南宁、北海各大酒店及活动场地的特点,能够为您提供满意的会场布置实施方案。

会议用车:

高档商务用车服务是本公司的核心业务之一,也是我们最具竞争力的服务强项,我公司的司机经过严格培训具备良好的服务素质,方便快捷、安全高效的为会议及交流活动提供全套用车方案。服务项目包括:

1、参会者的接送:我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.

2、会议展览用车:会务组工作用车,贵宾.vip及与会代表接送用车,考察参观或集体用车。

3、机场接送:由北海市内各地到机场的接送行程服务。

4、商务接待用车:协助您设计,实施商务接待计划,提供各类特色景点及相关服务。

5、其他用车服务。

会议礼品:

提供商务礼品采购、赠品供应、政府采购、公司赠品采购、促销品采购、广告礼品、促销礼品的采购及全面代理服务,包括礼品策划、礼品推荐、礼品设计、礼品加工、礼品印刷、及售后服务的全方位商务礼品解决方案。

会议旅游:

1. 安排各项旅游活动,如眷属旅游、大会旅游及各式参访行程、活动

2. 参访周边相关安排(餐饮、人数掌控、统计、外文导览等

会议接待:0779-6661122,13517797181(微信同号)


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